1. Verantwortliche und Datenschutzkontakt

Geschäftsführer: Daniel Chroszcz
E-Mail: info@virtiq.ch
Telefon: +41 44 515 58 59

Für Datenschutzfragen und die Ausübung Ihrer Rechte verwenden Sie bitte diese Kontaktdaten, zweckmässigerweise mit dem Betreff «Datenschutz». Weitere Unternehmensangaben finden Sie im Impressum. Der Markenauftritt verwendet die Schreibweise «virtiQ»; die eingetragene Firma lautet «virtIQ GmbH».

2. Geltungsbereich, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Personendaten sind Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder eine zuordenbare IP-Adresse. Bearbeiten umfasst insbesondere das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben und Löschen solcher Angaben.

Massgeblich ist insbesondere das schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Soweit eine konkrete Bearbeitung zusätzlich in den Anwendungsbereich der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fällt, beachten wir auch deren Anforderungen. Diese Erklärung ist eine Information und keine pauschale Einwilligung: Der blosse Websitebesuch oder das Lesen dieser Hinweise bedeutet keine Zustimmung zu optionalen Bearbeitungen.

Wir bearbeiten Daten zur Bereitstellung und Absicherung unseres Webauftritts, zur Beantwortung von Anfragen, für gewünschte Rückrufe, zur Vorbereitung und Abwicklung von Leistungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Soweit die DSGVO gilt, stützen wir angefragte vorvertragliche Massnahmen und Verträge mit der betroffenen Person auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, gesetzliche Pflichten auf Buchst. c und freiwillige Einwilligungen auf Buchst. a. Für allgemeine Geschäftskorrespondenz, die Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen und erforderliche Sicherheitsmassnahmen kommt Buchst. f in Betracht. Die jeweiligen berechtigten Interessen sind die sachgerechte Bearbeitung von Anliegen und ein verfügbarer, sicherer Webauftritt.

Für Endgerätespeicherungen und Zugriffe gelten daneben die jeweils anwendbaren Vorschriften. Soweit deutsches Recht anwendbar ist, wird eine nach § 25 TDDDG erforderliche Einwilligung nicht allein durch ein berechtigtes Interesse an der weiteren Datenverarbeitung ersetzt.

Diese Hinweise betreffen Website- und Kontaktvorgänge. Für Zugriffe auf Kundensysteme oder die Bearbeitung von Daten in VCF-, Private-AI-, RAG- und anderen IT-Projekten gelten zusätzlich die projektbezogenen Informationen, Rollen und Vereinbarungen. Die Beschreibung unserer On-Premises-Leistungen ist keine allgemeine Zusicherung über alle Datenflüsse des Web- und E-Mail-Betriebs.

3. Hosting bei METANET und technische Zugriffsdaten

Unsere Website wird bei der METANET AG, Josefstrasse 218, 8005 Zürich, Schweiz, betrieben. Für das Website-Hosting nutzen wir Rechenzentren in der Schweiz.

Beim Aufruf übermittelt Ihr Browser die zur Auslieferung erforderlichen technischen Daten. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse, angeforderte Seiten und Dateien sowie Browserinformationen. Serverprotokolle können ausserdem Zeitpunkt, Antwortstatus, übertragene Datenmenge, Betriebssystemangaben und eine vom Browser übermittelte Herkunftsadresse enthalten.

Die Bearbeitung dient der Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch. METANET erhält die hierfür erforderlichen Daten als Hosting-Dienstleister. Technische Protokolle sind keine pauschale Erlaubnis zur Erstellung von Werbeprofilen. Soweit die DSGVO gilt, beruht der erforderliche Website- und Sicherheitsbetrieb auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Weitere Informationen des Anbieters: Datenschutzhinweise von METANET und Vertrags- und Datenschutzunterlagen. Die Datenschutzinformationen auf der eigenen METANET-Website beschreiben auch deren eigene Website-Funktionen; diese werden nicht allein durch unser Hosting auf virtiq.ch eingesetzt.

4. Kontakt-, Rückruf- und Angebotsanfragen

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Formular kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihres Anliegens. Unsere Formulare werden mit Contact Form 7 betrieben und sind für den Versand an info@virtiq.ch eingerichtet.

Beim Hauptkontaktformular benötigen wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht; die Telefonnummer ist optional. Bei einer Rückrufanfrage benötigen wir Name und Telefonnummer; eine E-Mail-Adresse ist optional. Für eine Angebotsanfrage werden zusätzlich das gewählte Thema und Ihre Beschreibung des Anliegens verwendet. Sie können uns auch ohne Onlineformular kontaktieren.

Wir verwenden diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten, Rückfragen zu klären, den gewünschten Rückruf auszuführen oder ein Angebot vorzubereiten. Ohne die dafür erforderlichen Angaben können wir gegebenenfalls nicht antworten oder zurückrufen. Eine Anfrage ist keine automatische Newsletteranmeldung und keine pauschale Werbeeinwilligung.

Bitte übermitteln Sie über allgemeine Formulare keine Passwörter, geheimen Zugangsschlüssel, Patientendaten oder vertraulichen Systemexporte. Für vertrauliche Projektdaten vereinbaren wir einen geeigneten Übermittlungsweg. Eine HTTPS-Verbindung zur Website bedeutet nicht, dass eine anschliessende E-Mail Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist.

5. E-Mail mit Microsoft 365 / Office 365

Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir Microsoft 365, insbesondere Exchange Online. Die Datenhaltung unserer Postfachinhalte ist auf die Schweiz ausgerichtet und nach unserer gewählten Mandantenkonfiguration in Schweizer Rechenzentren eingerichtet.

Verarbeitet werden insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Namen, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge, Versand- und Empfangszeitpunkte sowie technische Zustell- und Sicherheitsinformationen. Microsoft stellt die hierfür erforderliche Infrastruktur bereit. Die Bearbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen entsprechen dem jeweiligen Kontakt- oder Vertragsvorgang.

Zum Anbieterverbund gehören Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, und Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Für die Auftragsbearbeitung geschäftlicher Kundendaten beschreibt das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum den Vertragsrahmen.

Schweizer Datenspeicherung und internationale Dienstprozesse sind zu unterscheiden. Die Standortangabe bezieht sich auf die gewählte Speicherung der Postfachinhalte. Sie bedeutet nicht, dass ausnahmslos alle Betriebs-, Sicherheits- und Supportdaten nur in der Schweiz bearbeitet werden oder jeder administrative Zugriff aus dem Ausland ausgeschlossen ist. Microsoft dokumentiert begrenzte internationale Datenübermittlungen auch für Dienste innerhalb seiner EU Data Boundary, die die Schweiz einschliesst.

Weitere Informationen: Microsoft-365-Datenresidenz, EU Data Boundary und Microsoft-Datenschutzhinweise.

6. Lokaler Formularschutz

Unsere Kontakt-, Rückruf- und Angebotsformulare verwenden WP Armour als lokalen Spam-Schutz. Ein von unserer Website ausgeliefertes JavaScript ergänzt technische Prüffelder; die Prüfung findet in der WordPress-Installation statt. Dafür ist kein externer CAPTCHA-Dienst erforderlich. Die eingesetzte kostenlose Pluginfassung führt Zähler erkannter Spam-Versuche, nicht ein eigenes personenbezogenes Nachrichtenarchiv.

Die frühere Google-reCAPTCHA-Anbindung von Contact Form 7 ist deaktiviert. Bereits zuvor erfolgte Übermittlungen oder von Google gesetzte Browserdaten werden dadurch nicht rückgängig gemacht. Diese Aussage zur Formularintegration ist von anderen, gesondert beschriebenen Drittanbieterdiensten zu unterscheiden.

Für die automatische Formularprüfung muss JavaScript verfügbar sein. Bei technischen Problemen erreichen Sie uns unter info@virtiq.ch oder telefonisch. Zweck des Schutzes ist die Begrenzung automatisierter und missbräuchlicher Eingaben.

7. Cookies und Datenschutzeinstellungen

Complianz verwaltet Ihre Datenschutzauswahl. Die dafür verwendeten Browser-Einträge beginnen mit cmplz_ und speichern beispielsweise Kategorien, freigegebene Dienste, Richtlinienstand und Bannerstatus. Die konfigurierte Laufzeit beträgt bis zu 365 Tage; eine neue Auswahl, Browserbeschränkungen oder die Löschung von Browserdaten können eine frühere erneute Abfrage auslösen.

Notwendige Auswahl- und Sicherheitseinstellungen sind von optionalen Analysen und Drittinhalten zu unterscheiden. In Complianz haben wir aktuell keine Statistiklösung aktiviert. Die Anzeige einer Kategorie oder die Speicherung eines Zustimmungswerts ist allein kein Nachweis für den Betrieb eines bestimmten Analysedienstes.

Optionale Einwilligungen sind freiwillig. Unter Cookie-Einstellungen können Sie die angebotenen Kategorien verwalten und Ihre Auswahl für die Zukunft ändern oder widerrufen. Die Rechtmässigkeit einer vorher auf Einwilligung beruhenden Bearbeitung bleibt unberührt. Ein Websitebesuch oder Scrollen wird nicht als Zustimmung behandelt.

Weitere Informationen und die Bedienelemente finden Sie auf Cookies & Datenschutzeinstellungen. Browserdaten lassen sich zusätzlich über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder beschränken.

8. Schriftarten, Medien und externe Links

Für die Typografie verwenden wir lokale Satoshi-Schriftdateien und EasyFonts zur lokalen Bereitstellung erkannter weiterer Schriften. Die zusätzliche Browser-Nutzungsmessung von EasyFonts ist deaktiviert. Lokal bereitgestellte Schriften werden von unserer Domain ausgeliefert. Eine serverseitige Beschaffung von Schriftdateien durch das Plugin ist von einem direkten Font-Abruf des Besucherbrowsers beim ursprünglichen Anbieter zu unterscheiden.

Die Kartenabbildung auf der Kontaktseite liegt als Bilddatei auf virtiq.ch. Auch die eingebundenen Videodateien auf «Über uns» und «Vorteile» werden von virtiq.ch ausgeliefert. Eine lokale Kartenabbildung ist keine Google-Maps-Einbettung. Die Bereitstellung dieser Dateien ist von den Datenverarbeitungen anderer Dienste zu unterscheiden.

Unsere Website enthält Links, beispielsweise auf it-trainings.org und Hersteller- oder Partnerseiten. Ein gewöhnlicher Link übermittelt nicht allein durch seine Anzeige Daten an das Ziel. Beim Aufruf verlassen Sie unseren Webauftritt; für die anschliessende Bearbeitung gelten die Hinweise des jeweiligen Anbieters. Ein verlinktes Partnerunternehmen erhält nicht allein aufgrund seiner Erwähnung Ihre Formulardaten.

9. Website-Sicherheit

Wir verwenden Wordfence Security und Limit Login Attempts Reloaded zur Absicherung der WordPress-Installation und zur Begrenzung missbräuchlicher Anmeldeversuche. Dabei können IP-Adressen, Zeitpunkte, aufgerufene Ressourcen, Anmeldeversuche und technische Sicherheitsmerkmale verarbeitet werden. Die Zwecke sind Angriffserkennung, Missbrauchsabwehr und Schutz der Website sowie ihrer Nutzer.

Wordfence wird von Defiant, Inc., USA, bereitgestellt. Je nach verwendeter Sicherheitsfunktion können sicherheitsbezogene Informationen an den Anbieter übermittelt werden. Diese Bearbeitung ist nicht mit dem Standort des Website-Hostings gleichzusetzen. Informationen zum Produkt und zu dessen Datenverarbeitung stehen in den Datenschutzinformationen von Wordfence.

10. Kommentare und Profilbilder

Bei einzelnen Blogbeiträgen ist die Kommentarfunktion freigeschaltet. Wenn Sie diese verwenden, bearbeiten wir Kommentartext, angegebene Autorendaten und technische Begleitdaten zur Moderation und Missbrauchsabwehr. Ein veröffentlichter Kommentar und der verwendete Anzeigename sind öffentlich sichtbar; die eingegebene E-Mail-Adresse ist nicht zur Veröffentlichung im Kommentartext bestimmt.

Die Bearbeitung dient einer sachbezogenen Diskussion und dem Schutz vor missbräuchlichen Beiträgen. Soweit die DSGVO gilt, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f die Grundlage. Die Speicherung orientiert sich am fortbestehenden Diskussions- und Dokumentationszweck; technische Begleitdaten sind davon gesondert zu beurteilen.

Bei aktivierter Avatarfunktion kann WordPress Profilbilder über Gravatar abrufen. Dabei können ein aus der E-Mail-Adresse gebildeter Hash und technische Abrufdaten an den Dienst übermittelt werden. Ein Hash ist nicht automatisch anonym. Gravatar gehört zu Automattic; bei diesem Dienst können Daten auch in den USA verarbeitet werden. Einzelheiten finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Automattic.

11. Empfänger und internationale Datenbearbeitung

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten die mit dem jeweiligen Vorgang betrauten Personen die erforderlichen Daten. Weitere Empfänger sind die genannten Anbieter sowie gegebenenfalls technische Dienstleister für Wartung und Sicherung. Eine Bekanntgabe an Behörden, Berater oder andere Stellen kommt in Betracht, soweit dafür eine gesetzliche Pflicht oder eine andere einschlägige Grundlage besteht.

Die von uns gewählte primäre Datenhaltung für Website und E-Mail liegt in der Schweiz. Davon zu unterscheiden sind die beschriebenen Dienstprozesse internationaler Anbieter. Insbesondere bei Microsoft sind Irland und gegebenenfalls die USA, bei Defiant und Automattic die USA als mögliche weitere Bearbeitungsstaaten relevant. Auch ein Zugriff auf in der Schweiz gespeicherte Daten aus dem Ausland kann datenschutzrechtlich eine Auslandbekanntgabe darstellen.

Für Auftragsbearbeiter sind die Anforderungen von Art. 9 DSG und, soweit anwendbar, Art. 28 DSGVO massgeblich. Bei Auslandbekanntgaben müssen die Voraussetzungen von Art. 16 und 17 DSG beziehungsweise Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein. Dafür kommen ein für den konkreten Empfänger anwendbares angemessenes Datenschutzniveau, geeignete vertragliche Garantien, insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln mit erforderlichen Ergänzungen, oder eine gesetzlich vorgesehene Ausnahme in Betracht. Die blosse Angabe eines Schweizer Speicherorts ersetzt diese Prüfung nicht.

Auskünfte zu den für einen konkreten Vorgang beteiligten Empfängern, Ländern und anwendbaren Garantien erhalten Sie unter info@virtiq.ch. Dort können Sie auch Informationen beziehungsweise, soweit gesetzlich vorgesehen, eine Kopie der massgeblichen Garantien anfordern. Die genannten Herstellerunterlagen erläutern den jeweiligen Vertragsrahmen; aus einem Link allein folgt keine unabhängige Prüfung sämtlicher Vertrags- und Konfigurationseinstellungen.

12. Aufbewahrung nach Schweizer Recht

Wir richten die Aufbewahrung nach dem jeweiligen Bearbeitungszweck und den für unsere Schweizer GmbH geltenden gesetzlichen Vorschriften aus. Daten werden nicht allein deshalb unbegrenzt gespeichert, weil sie einmal erhoben wurden.

Geschäftsbücher und Buchungsbelege: Nach Art. 958f Obligationenrecht (OR) sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres. Dazu gehören insbesondere Rechnungen und weitere Unterlagen, soweit sie Buchungen und Geschäftsvorfälle belegen. Besondere gesetzliche Anforderungen, insbesondere steuerrechtliche Vorgaben oder laufende Verfahren, bleiben vorbehalten.

Anfragen und E-Mails: Eine unverbindliche Kontakt- oder Rückrufanfrage fällt nicht automatisch unter diese zehnjährige Frist. Massgeblich sind der Abschluss der Bearbeitung, eine daraus entstandene Geschäftsbeziehung sowie bestehende gesetzliche Pflichten oder ein begründeter Bedarf zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen. Für E-Mails, die als Buchungsbeleg oder sonstige aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlage dienen, gilt die für diese Unterlage massgebliche Frist. Entfällt der Zweck und besteht keine weitere zulässige Grundlage, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Technische und Sicherheitsdaten: Massgeblich ist, wie lange die Daten für Fehlerbehebung, Angriffserkennung und Untersuchung konkreter Sicherheitsvorfälle benötigt werden. Eine allgemeine zehnjährige Speicherpflicht für alle Websitezugriffe oder fehlgeschlagenen Anmeldeversuche besteht daraus nicht.

Cookie-Auswahl: Für die gespeicherte Complianz-Auswahl gilt die in Abschnitt 7 genannte konfigurierte Laufzeit von bis zu 365 Tagen.

Sicherungskopien: Datensicherungen dienen der Wiederherstellung bei Störungen und Datenverlust. Sie sind in die Aufbewahrungs- und Löschregeln einzubeziehen. Eine Sicherung begründet keine unbegrenzte Verwendung bereits zwecklos gewordener Daten; bei Wiederherstellungen sind zuvor erforderliche Löschungen zu berücksichtigen.

13. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeiten

Nach Massgabe des anwendbaren Rechts können Sie Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten und die Berichtigung unrichtiger Angaben verlangen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen ferner Rechte auf Löschung, Einschränkung sowie Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte anderer Personen können eine Einschränkung begründen.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Soweit die DSGVO gilt, können Sie nach Art. 21 aus Gründen Ihrer besonderen Situation einer Verarbeitung widersprechen, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f beruht. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen; dies gilt auch für damit verbundenes Profiling.

Richten Sie Ihr Gesuch an info@virtiq.ch oder unsere Postanschrift und beschreiben Sie den betroffenen Vorgang. Senden Sie nicht vorsorglich zusätzliche sensible Daten. Soweit erforderlich, prüfen wir Ihre Identität angemessen, um Auskünfte an unberechtigte Personen zu verhindern. Auskünfte nach Schweizer DSG werden grundsätzlich kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen erteilt; gesetzlich zulässige Ausnahmen bleiben vorbehalten. Soweit die DSGVO anwendbar ist, gelten deren Fristen und Voraussetzungen.

In der Schweiz können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden. Soweit die DSGVO gilt, besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des mutmasslichen Verstosses. Eine vorherige Kontaktaufnahme mit uns ist dafür keine Voraussetzung.

14. Aktualisierung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die beschriebenen Bearbeitungen, eingesetzten Dienste oder rechtlichen Anforderungen ändern. Eine Änderung des Textes ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche neue Einwilligung.

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